Gestor documental

Una de las caracterisicas que debe tener nuestro software de gestion es disponer de un pequeño gestor documental. Cada documento debe estar correctamente identificado, incluso con su nombre tipificado. De esta forma es muy fácil controlar en ciertos procesos si existe cierta documentación antes de poder continuar realizando ciertas tareas (imaginar por ejemplo, dar acceso a la web de eCliente a un cliente el cual no nos ha firmado el contrato de uso de la misma, o hacerle un cargo en la cuenta del banco sin un documento firmado donde nos de el consentimiento), así como generar comunicaciones automáticas que incluyan cierta documentación, mostrar documentos online, identificar a que pertenece un documento únicamente por su nombre de fichero, y otras muchas ventajas que se pueden obtener al gestionar de esta forma los documentos.

Para solucionarlo, simplemente hemos creado una tabla en la base de datos en la que se indica una descripción del documento, el formato que este debe tener como nombre de fichero (utilizando caracteres comodín que luego son reemplazados desde el software), y la carpeta dentro de la estructura que tenemos definida para cada registro en la que debe ser almacenado. Además, hemos creado un campo para indicar si es posible crear diferentes versiones del documento (se añaden versiones según se van introduciendo documentos) o no (se sobreescribe si se introduce de nuevo).

Además de esto se ha incluido un visor de documentos en el software, en el que se da la posibilidad de escanear o de adjuntar un documento. Al hacerlo, el software pregunta que es lo que se está introduciendo en el sistema, y el usuario, basado en la descripción, lo selecciona. El documento seleccionado es, de acuerdo a la elección del usuario, ubicado y nombrado de acuerdo a como se especifica en la tabla.

La nomenclatura que hemos acordado consiste en grupos de 3 letras que identifican a que pertenece y donde se almacena el documento. Por ejemplo, un documento con la forma siguiente:

CON-#COD_DOC#-DOC-FTR-#COD_USU#-V#VERSION#

Se definiría como un documento relativo a un contrato(CON), a continuación se indicaría el código del mismo (#COD_DOC#), que se almacena en la carpeta Documentacion (DOC) de la estructura a la que pertence (contratos), y que representa una factura (FTR). Al final se indican el usuario que lo introduce (#COD_USU#) y la versión del documento (#VERSION#), de forma que la inicial es la 01 y si se van añadiendo más se van incrementando de forma correlativa.

Existen múltiples y potentes alternativas para realizar un gestor documental, algunas de las cuales hemos estudiado, como Alfresco, OpenKM, etc, pero dadas nuestras necesidados hemos optado por esta sencilla solución. Esto nos ha permitido además realizar distintas tareas posteriores como realizar envíos periódicos de información a los cliente, lo cual resulta muy sencillo porque se sabe en cada caso como se llama cada documento y donde se encuentra almacenado.

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